Đăng ký khai sinh, khai tử

Đăng ký khai sinh và đăng ký khai tử là hai việc hộ tịch cơ bản nhất của một đời người. Cả hai đều được ủy quyền cho người khác làm thay — và đây chính là điều khiến nhiều người ngạc nhiên, vì ngay cạnh chúng có ba việc hộ tịch mà pháp luật cấm ủy quyền tuyệt đối.

Thẩm quyền giải quyết thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã. Từ 01/7/2025, theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP, cấp xã làm toàn bộ việc đăng ký hộ tịch — kể cả việc có yếu tố nước ngoài, vốn trước đây thuộc cấp huyện.

Vì sao việc này làm thay được, còn đăng ký kết hôn thì không

Câu trả lời nằm ở Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP: người yêu cầu đăng ký hộ tịch được ủy quyền cho người khác thực hiện thay, trừ ba trường hợp:

• đăng ký kết hôn,
• đăng ký lại việc kết hôn,
• đăng ký nhận cha, mẹ, con.

Khai sinh và khai tử không nằm trong danh sách loại trừ, nên ủy quyền được. Lý do của sự phân biệt này không tùy tiện: ba việc bị loại trừ đều là việc xác lập một quan hệ nhân thân mới bằng ý chí trực tiếp của chính người trong cuộc. Điều 18 Luật Hộ tịch 2014 buộc hai bên nam nữ phải cùng có mặt và cùng ký vào Giấy chứng nhận kết hôn — không ai thay thế ý chí của họ được. Trong khi đó, khai sinh và khai tử là việc ghi nhận một sự kiện đã xảy ra; sự kiện ấy không phụ thuộc vào việc ai cầm hồ sơ đi nộp.

Nếu việc bạn cần làm là đăng ký kết hôn, chúng tôi không nhận ủy quyền và nói rõ lý do ở trang đăng ký kết hôn.

Có một quy định nữa làm cho việc ủy quyền ở nhóm này trở nên trọn vẹn trên thực tế: khoản 2 Điều 5 Nghị định 120/2025/NĐ-CP quy định người yêu cầu đăng ký khai sinh, khai tử, giám hộ và một số việc hộ tịch khác không phải có mặt tại cơ quan đăng ký để ký Sổ hộ tịch. Trước đây chính khâu ký sổ là lý do nhiều nơi vẫn bắt người dân tự đến dù đã có giấy ủy quyền.

Hiểu nhầm phổ biến: “khai sinh muộn quá 60 ngày là bị phạt”

Chúng tôi nghe câu này gần như hằng tuần, thường từ những gia đình đã để quá hạn vài tháng và đang lo không dám đi làm.

Sự thật: pháp luật không có mức phạt riêng cho việc đăng ký khai sinh hay khai tử muộn.

Luật Hộ tịch 2014 đặt thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh cho khai sinh và 15 ngày kể từ ngày chết cho khai tử. Đó là trách nhiệm, nhưng quá hạn thì cơ quan vẫn tiếp nhận và giải quyết bình thường — thủ tục gọi là đăng ký khai sinh quá hạn, đăng ký khai tử quá hạn.

Nghị định 109/2026/NĐ-CP ban hành ngày 01/4/2026, hiệu lực 18/5/2026, thay Nghị định 82/2020/NĐ-CP, xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực này. Điều 37 của nghị định phạt hành vi gian dối, không phạt sự chậm trễ:

• 1 đến 3 triệu đồng: tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch giấy tờ để làm thủ tục.
• 3 đến 5 triệu đồng: cung cấp thông tin sai sự thật, sử dụng giấy tờ của người khác.
• 10 đến 20 triệu đồng: làm thủ tục khai tử cho người đang sống; không làm thủ tục khai tử cho người đã chết để trục lợi; cung cấp thông tin sai sự thật để trục lợi.

Về lệ phí: khai sinh, khai tử đúng hạn được miễn lệ phí; quá hạn thu theo mức Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định, mức rất nhỏ.

Nói gọn: chậm thì không sao, gian dối mới là chuyện lớn. Nếu con bạn đã quá 60 ngày, hoặc người thân đã mất lâu mà chưa khai tử, đừng ngại — cứ làm, càng để lâu càng phiền cho những thủ tục khác phía sau.

Liên thông: một lần nộp, bốn việc xong

Đây là thay đổi lớn nhất của nhóm này trong năm 2026. Nghị định 301/2026/NĐ-CP ngày 30/7/2026, hiệu lực 01/9/2026, sửa Nghị định 63/2024/NĐ-CP, mở rộng hai nhóm thủ tục liên thông điện tử:

Nhóm trẻ em dưới 6 tuổi: đăng ký khai sinh + đăng ký thường trú + cấp thẻ bảo hiểm y tế + cấp thẻ căn cước (mới bổ sung). Thẻ căn cước chỉ được cấp khi người đại diện hợp pháp đề nghị ngay lúc nộp hồ sơ, và không thu nhận thông tin sinh trắc học với trẻ dưới 6 tuổi — nghĩa là không phải bế cháu đi lấy vân tay.

Nhóm người đã chết: đăng ký khai tử + xóa đăng ký thường trú + giải quyết mai táng phí + tử tuất. Với một gia đình vừa có tang, gộp bốn việc thành một lần nộp là thứ đáng giá hơn mọi lời quảng cáo.

Các mốc thời gian theo nghị định:

• Nghiệp vụ đăng ký khai sinh trên hệ thống hộ tịch: 24 giờ kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Cả nhóm khai sinh – thường trú – bảo hiểm y tế: không quá 03 ngày làm việc; tối đa 05 ngày nếu phải xác minh. Cấp thẻ căn cước nếu chọn: không quá 05 ngày làm việc.
• Đăng ký khai tử: 24 giờ, tối đa 03 ngày làm việc nếu phải xác minh. Xóa đăng ký thường trú của người chết: 01 ngày làm việc.
• Trợ cấp mai táng, tử tuất do cơ quan bảo hiểm xã hội giải quyết: không quá 08 ngày làm việc.
• Nếu bị yêu cầu bổ sung hồ sơ, bạn có 07 ngày làm việc để bổ sung; quá hạn thì hệ thống dừng xử lý.

Hồ sơ nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia; đăng nhập bằng VNeID thì không phải ký số biểu mẫu. Cách làm chuyển từ tiền kiểm sang hậu kiểm, không yêu cầu nộp bản giấy.

Hai mốc sắp tới, nên biết trước

Luật Hộ tịch 2026 (số 03/2026/QH16) được Quốc hội thông qua ngày 23/4/2026, hiệu lực 01/3/2027. Từ ngày đó:

• Đăng ký khai sinh và đăng ký kết hôn làm được tại bất kỳ Ủy ban nhân dân cấp xã nào, không phụ thuộc nơi cư trú. Quy định này không áp dụng cho hồ sơ nộp trước ngày đó.
• Ủy ban nhân dân cấp xã chủ động đăng ký khai sinh khi dữ liệu từ cơ sở khám chữa bệnh được kết nối tự động, nếu người yêu cầu chọn cách này.
• “Trích lục khai tử” đổi tên thành “Giấy chứng tử”. Giấy đã cấp trước đó vẫn dùng được, chỉ là tên gọi trên giấy mới sẽ khác.

Chúng tôi làm gì cho bạn

Việc đầu tiên là xác định đúng loại việc và đúng nơi nộp, rồi xem nên làm liên thông hay làm riêng. Không phải trường hợp nào liên thông cũng lợi: hồ sơ có yếu tố phức tạp — cha mẹ chưa đăng ký kết hôn, trẻ sinh ở nước ngoài, người mất không có giấy báo tử — thì làm riêng từng việc lại nhanh hơn, vì một khâu vướng không kéo cả chuỗi dừng lại.

Chúng tôi lập phiếu tiếp nhận hồ sơ ghi từng giấy tờ gốc nhận của bạn — giấy chứng sinh, giấy báo tử, giấy đăng ký kết hôn — có chữ ký hai bên. Và khi nhận kết quả, chúng tôi xin luôn bản sao trích lục ngay lúc đó, vì sau này xin lẻ thường mất thêm một lượt đi lại, trong khi hầu như mọi thủ tục về sau đều đòi bản sao.

Chúng tôi không nhận việc khai sai thông tin cha mẹ, khai sai ngày sinh, hay làm khai tử cho người chưa chết — những hành vi này nằm thẳng trong khung xử phạt của Nghị định 109/2026/NĐ-CP, và trong vài trường hợp còn là chuyện hình sự. Giấy khai sinh là dữ liệu gốc của cả một đời người; sai một dòng ở đây là hàng chục thủ tục sau này phải đính chính.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Tờ khai đăng ký khai sinh hoặc tờ khai đăng ký khai tử theo mẫu
• Giấy chứng sinh bản chính (đăng ký khai sinh)
• Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay giấy báo tử bản chính (đăng ký khai tử)
• Căn cước công dân hoặc thẻ căn cước của người yêu cầu
• Giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ, nếu có
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của người được đăng ký khai sinh
• Văn bản ủy quyền khi không trực tiếp làm thủ tục; ủy quyền cho người thân thích thì thay bằng giấy tờ chứng minh quan hệ
• Giấy tờ về bảo hiểm xã hội, người có công khi làm liên thông mai táng phí, tử tuất

Trình tự thực hiện

1. Xác định đúng loại việc, đúng nơi nộp và kiểm tra các mốc thời hạn 60 ngày với khai sinh, 15 ngày với khai tử
2. Lập giấy ủy quyền hoặc tập hợp giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân
3. Thu thập giấy tờ gốc: giấy chứng sinh hoặc giấy báo tử, giấy đăng ký kết hôn, căn cước, có phiếu tiếp nhận ghi từng loại
4. Chọn làm theo nhóm thủ tục liên thông điện tử hay làm riêng từng việc, tùy mức độ phức tạp của hồ sơ
5. Nộp hồ sơ và theo dõi, bổ sung trong thời hạn 07 ngày làm việc nếu được yêu cầu
6. Nhận bản chính và xin luôn bản sao trích lục, bàn giao kèm toàn bộ giấy tờ gốc có biên bản

Những trường hợp hồ sơ bị trả lại

Biết trước mấy điều này thì bạn đỡ mất một vòng đi lại:

Căn cứ pháp lý

Pháp luật thay đổi thường xuyên. Nội dung trang này cập nhật tới 24/10/2026. Trước khi làm thủ tục, bạn nên liên hệ để chúng tôi kiểm tra lại quy định hiện hành.

Câu hỏi thường gặp