Giấy phép lao động cho người nước ngoài

Giấy phép lao động là điều kiện để người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam, và cũng là giấy tờ nền để xin thẻ tạm trú ký hiệu LĐ2. Từ 07/8/2025, toàn bộ lĩnh vực này áp dụng theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP — văn bản đã thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Chúng tôi nhận làm hồ sơ cho cả doanh nghiệp sử dụng lao động và người lao động.

Đây là đường đi của bộ hồ sơ, trong đó ghi rõ bước nào người lao động buộc phải tự đi:

Điều quan trọng nhất đã thay đổi: giấy phép chỉ được gia hạn MỘT lần

Đây là đoạn đính chính mà chúng tôi coi là có giá trị nhất trên cả trang này, vì nó thay đổi hẳn cách một doanh nghiệp phải lên kế hoạch nhân sự.

Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP trước đây, giấy phép lao động được gia hạn không hạn chế số lần, mỗi lần tối đa hai năm. Rất nhiều doanh nghiệp vẫn làm theo nếp đó: cứ gần hết hạn thì nộp hồ sơ gia hạn, năm này qua năm khác.

Từ 07/8/2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định giấy phép lao động chỉ được gia hạn MỘT lần duy nhất, tối đa 02 năm. Hết lần gia hạn đó, muốn người lao động tiếp tục làm việc thì phải làm hồ sơ cấp mới — tức là xét lại điều kiện từ đầu, gồm cả bước chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, lý lịch tư pháp mới, giấy khám sức khỏe mới.

Hậu quả nếu phát hiện muộn rất cụ thể: giấy phép lao động hết hiệu lực kéo theo thẻ tạm trú LĐ2 không còn cơ sở để cấp mới, và người lao động rơi vào tình trạng cư trú không hợp pháp. Khi đó bài toán không còn là một bộ hồ sơ, mà là xử lý vi phạm, có thể phải xuất cảnh rồi nhập cảnh lại.

Vì vậy mốc bạn phải ghi vào lịch không phải “ngày giấy phép hết hạn”, mà là ngày giấy phép hết hạn trừ đi khoảng ba tháng, kèm một câu hỏi: lần này còn được gia hạn hay đã phải cấp mới?

Điều kiện với chuyên gia đã nới lại, và đây là tin tốt

Nghị định 219/2025/NĐ-CP vẫn quản lý bốn nhóm vị trí: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật. Thay đổi đáng kể nhất là điều kiện với chuyên gia:

• Trước đây: bằng đại học trở lên và ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp.
• Từ 07/8/2025: bằng đại học và ít nhất 02 năm kinh nghiệm phù hợp. Riêng các lĩnh vực khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số thì 01 năm là đủ.

Thay đổi này mở cửa cho nhóm kỹ sư, lập trình viên trẻ mà trước đây vướng điều kiện ba năm. Nếu doanh nghiệp bạn từng bị trả hồ sơ vì lý do thiếu năm kinh nghiệm, hồ sơ đó bây giờ đáng làm lại.

Hai điểm mới khác nên biết:

• Hồ sơ giấy phép lao động và phiếu lý lịch tư pháp nay nộp chung một lần trên Cổng dịch vụ công quốc gia và được trả kết quả điện tử cùng nhau. Trước đây là hai lần đi, hai lần chờ.
• Thẩm quyền chuyển về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (được phân cấp tiếp cho cơ quan chuyên môn), thay cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội trước đây. Mọi bài hướng dẫn còn ghi “nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội” là đã lỗi thời.

Khung thời gian của luật — nộp sát ngày là không kịp

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định rõ hai mốc, và cả hai đều là mốc cứng:

• Hồ sơ phải nộp trong vòng 60 ngày và không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc. Nghĩa là có cả cận trên và cận dưới: nộp quá sớm cũng không được, nộp muộn hơn 10 ngày trước ngày bắt đầu làm việc thì hồ sơ không còn hợp lệ về thời điểm.
• Thời hạn giải quyết: 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ.

Thời hạn giấy phép tối đa 02 năm, và phải khớp với thời hạn của giấy tờ làm căn cứ: hợp đồng lao động, văn bản cử sang làm việc, thỏa thuận quốc tế, hoặc giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp. Hợp đồng còn 14 tháng thì giấy phép không thể hai năm.

Trước khi nộp hồ sơ cấp phép, doanh nghiệp phải làm bước giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo mẫu của Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Đây là bước hay bị bỏ qua nhất vì nó không trực tiếp liên quan đến người lao động, nhưng thiếu nó thì hồ sơ phía sau không chạy.

Mười lăm trường hợp miễn giấy phép — và cái bẫy của mốc 90 ngày

Nghị định 219/2025/NĐ-CP mở rộng danh sách miễn giấy phép lao động lên 15 trường hợp, trong đó có nhóm mới dành cho người làm việc trong các lĩnh vực ưu tiên như tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia — khi được bộ hoặc cơ quan cấp tỉnh xác nhận.

Trường hợp gây ngộ nhận nhiều nhất là nhóm làm việc dưới 90 ngày trong một năm dương lịch (tính từ 01/01 đến 31/12). Nhóm này được miễn giấy phép lao động, nhưng có hai điều cần đọc kỹ:

• Miễn giấy phép không có nghĩa là miễn thủ tục. Người sử dụng lao động phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền trước ít nhất 03 ngày làm việc kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc. Nghĩa vụ thông báo này trước đây không có — đây là điểm mới của Nghị định 219.
• 90 ngày tính theo năm dương lịch, không phải theo mỗi lần sang. Người sang ba chuyến, mỗi chuyến 40 ngày trong cùng một năm là đã vượt mốc.

Tương tự, người đã có giấy phép lao động mà làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố thì được phép, nhưng người sử dụng lao động phải thông báo trước 03 ngày làm việc mỗi lần thay đổi địa điểm.

Những chỗ hồ sơ hay bị trả

Ba lý do chúng tôi gặp nhiều nhất, đều nằm ở giấy tờ chứng minh chứ không ở điều kiện:

1. Giấy tờ do nước ngoài cấp chưa hợp pháp hóa lãnh sự. Bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp do nước ngoài cấp đều phải hợp pháp hóa lãnh sự rồi dịch công chứng sang tiếng Việt. Khâu này mất thời gian nhất trong cả bộ hồ sơ, nên phải bắt đầu sớm nhất.

2. Phiếu lý lịch tư pháp cấp quá 6 tháng. Nghị định 219 yêu cầu phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động không trong thời gian chấp hành hình phạt được cấp không quá 06 tháng. Hồ sơ chuẩn bị lâu rồi mới nộp là vướng chỗ này.

3. Giấy xác nhận kinh nghiệm không nói rõ vị trí và thời gian. Giấy chỉ ghi “đã làm việc tại công ty” là không chứng minh được gì. Phải ghi rõ vị trí, công việc, khoảng thời gian cụ thể, và vị trí đó phải phù hợp với vị trí dự kiến làm ở Việt Nam.

Chúng tôi làm gì cho bạn

Trước khi nhận việc, chúng tôi xem bằng cấp, giấy tờ kinh nghiệm và vị trí dự kiến, rồi nói rõ hồ sơ có đủ điều kiện hay không, và nếu thiếu thì thiếu gì. Trường hợp người lao động thuộc một trong 15 diện miễn giấy phép, chúng tôi nói đúng như vậy và chỉ làm thủ tục thông báo — không dựng thêm một bộ hồ sơ không cần thiết để thu phí.

Chúng tôi làm phần giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, soạn hồ sơ cấp phép, nộp qua Cổng dịch vụ công hoặc nộp trực tiếp, theo dõi tiến độ và nhận kết quả. Giấy tờ gốc nhận của bạn đều có phiếu tiếp nhận ghi rõ từng loại, chữ ký hai bên.

Việc chúng tôi coi là phần có giá trị nhất của mình: theo dõi mốc hết hạn và nói trước ba tháng, kèm câu trả lời cho câu hỏi lần này còn gia hạn được hay đã phải cấp mới. Phần lớn rắc rối của mảng này sinh ra từ việc biết muộn, không phải từ việc hồ sơ khó.

Xong giấy phép lao động, nếu bạn cần cư trú dài hạn thì bước tiếp theo là thẻ tạm trú LĐ2, thời hạn không quá 02 năm; nếu chỉ cần ở lại thêm một thời gian ngắn thì làm gia hạn tạm trú.

Một điều chúng tôi không làm: không cam kết kết quả xét duyệt. Việc cấp giấy phép lao động thuộc thẩm quyền của cơ quan nhà nước và phụ thuộc vào việc người lao động có đáp ứng điều kiện của một trong bốn nhóm vị trí hay không. Phí dịch vụ tính theo công việc thực hiện, báo bằng văn bản sau khi xem hồ sơ thật; các khoản nộp nhà nước tách riêng và có biên lai.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động của người sử dụng lao động theo mẫu
• Bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo mẫu của Nghị định 219/2025/NĐ-CP và văn bản chấp thuận nhu cầu
• Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ điều kiện cấp, còn hiệu lực
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không trong thời gian chấp hành hình phạt, cấp không quá 06 tháng
• Văn bằng, chứng chỉ chứng minh trình độ phù hợp với vị trí dự kiến làm việc
• Giấy xác nhận kinh nghiệm ghi rõ vị trí, công việc và khoảng thời gian cụ thể
• Hợp đồng lao động, văn bản cử sang làm việc hoặc giấy tờ tương đương
• Hộ chiếu bản sao chứng thực; 02 ảnh màu theo quy định
• Giấy tờ do nước ngoài cấp phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt

Trình tự thực hiện

1. Xác định vị trí công việc thuộc nhóm nào trong bốn nhóm được cấp phép, và kiểm tra trước có thuộc 15 trường hợp miễn giấy phép không
2. Người lao động tự đi khám sức khỏe và xin phiếu lý lịch tư pháp
3. Doanh nghiệp gửi bằng cấp, giấy tờ kinh nghiệm, hợp đồng; giấy tờ nước ngoài thì hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng
4. Soạn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và làm thủ tục chấp thuận nhu cầu
5. Nộp hồ sơ cấp giấy phép trong vòng 60 ngày và không ít hơn 10 ngày tính đến ngày dự kiến bắt đầu làm việc
6. Nhận giấy phép trong 10 ngày làm việc, thời hạn tối đa 02 năm
7. Dùng giấy phép lao động để xin thẻ tạm trú ký hiệu LĐ2, và ghi mốc hết hạn vào lịch nhắc

Những trường hợp hồ sơ bị trả lại

Biết trước mấy điều này thì bạn đỡ mất một vòng đi lại:

Căn cứ pháp lý

Pháp luật thay đổi thường xuyên. Nội dung trang này cập nhật tới 25/10/2026. Trước khi làm thủ tục, bạn nên liên hệ để chúng tôi kiểm tra lại quy định hiện hành.

Câu hỏi thường gặp