Đo đạc, cắm mốc và trích lục bản đồ địa chính

Khi nói “cần đo đạc thửa đất”, người ta thường gộp ba việc hoàn toàn khác nhau vào một câu. Ba việc đó có ba đường đi khác nhau, ba cơ quan khác nhau, và điều quan trọng nhất: có việc chúng tôi nhận làm được, có việc theo luật phải do đơn vị có giấy phép riêng thực hiện.

Trang này tách rõ ba việc đó, vì phân biệt đúng từ đầu là cách duy nhất để bạn không trả tiền cho một thứ không dùng được.

Ba việc khác nhau, đừng gộp lại

Một — xin trích lục bản đồ địa chính. Thửa đất của bạn đã có trên bản đồ địa chính và bạn cần một bản sao hợp pháp của phần bản đồ đó. Đây là thủ tục hành chính cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai, chúng tôi nhận ủy quyền làm.

Hai — trích đo bản đồ địa chính thửa đất. Nơi đó chưa có bản đồ địa chính, hoặc hồ sơ chưa có mảnh trích đo, nên phải đo để lập ra bản trích đo. Việc này do Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện — xem đoạn dưới, vì đây chính là chỗ bị hiểu sai nhiều nhất.

Ba — tự đi đo, cắm mốc, lập bản đồ theo yêu cầu riêng của bạn. Ví dụ bạn muốn biết chính xác ranh thật ngoài thực địa để làm hàng rào, hoặc cần bản vẽ hiện trạng cho mục đích riêng. Đây là hoạt động kinh doanh dịch vụ đo đạc và bản đồ — ngành nghề có điều kiện, và chúng tôi không làm.

Đính chính: muốn có bản trích đo, bạn không phải tự thuê công ty đo đạc

Đây là hiểu nhầm tốn tiền nhất của mảng này. Rất nhiều người được hướng dẫn rằng đất chưa có trên bản đồ địa chính thì phải tự tìm một công ty đo đạc bên ngoài, trả tiền cho họ đo, rồi mang bản vẽ đó đi làm hồ sơ cấp giấy chứng nhận.

Bộ Nông nghiệp và Môi trường đã trả lời rõ câu này, căn cứ khoản 4 Điều 31 Nghị định 101/2024/NĐ-CP:

• Nơi đã có bản đồ địa chính: cơ quan quản lý đất đai thực hiện trích lục.
• Nơi chưa có bản đồ địa chính và hồ sơ chưa có mảnh trích đo: cơ quan quản lý đất đai đề nghị Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai trích đo bản đồ địa chính.
• Chi nhánh kiểm tra, ký duyệt hoặc trích đo trong không quá 05 ngày làm việc.
• Người sử dụng đất trả chi phí trích đo theo quy định.

Nghĩa là trong hồ sơ cấp giấy chứng nhận, việc trích đo là việc của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai, còn bạn trả chi phí theo mức quy định. Đường đi đúng: đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã chuyển hồ sơ để cơ quan quản lý đất đai gửi đề nghị trích đo tới Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

Chúng tôi nói kỹ chuyện này vì nó rơi vào đúng kẽ hay bị bỏ rơi: người dân được xã nói “phải đo đạc”, rồi đi hỏi thì nơi này bảo không thuộc thẩm quyền, nơi kia cũng vậy. Phần việc có giá trị thật của chúng tôi ở đây là biết hồ sơ phải chuyển qua cửa nào, và theo nó đến khi có kết quả — chứ không phải mang máy đi đo.

Vì sao chúng tôi không tự đi đo, nói thẳng

Chúng tôi viết đoạn này để bạn biết đánh giá bất kỳ đơn vị nào nhận làm việc đo đạc cho bạn, kể cả chúng tôi.

Kinh doanh dịch vụ đo đạc và bản đồ là ngành nghề có điều kiện. Theo Điều 52 Luật Đo đạc và bản đồ 2018 (số 27/2018/QH14), tổ chức muốn kinh doanh dịch vụ này phải có Giấy phép hoạt động đo đạc và bản đồ. Điều kiện cấp phép quy định tại Nghị định 27/2019/NĐ-CP, đã sửa đổi bởi Nghị định 136/2021/NĐ-CP, Nghị định 22/2023/NĐ-CP và gần nhất là Nghị định 39/2026/NĐ-CP (ban hành và hiệu lực cùng ngày 25/01/2026).

Trong các điều kiện đó có yêu cầu về nhân sự kỹ thuật: phải có nhân viên kỹ thuật đủ văn bằng phù hợp, trong đó ít nhất một người có thời gian công tác thực tế tối thiểu 05 năm. Nghị định 39/2026/NĐ-CP sửa Điều 32 về hồ sơ cấp phép theo hướng chuyển sang bản sao điện tử và cho phép không nộp lại văn bằng đã có trong cơ sở dữ liệu được kết nối; hồ sơ tiếp nhận trước 25/01/2026 vẫn giải quyết theo quy định cũ.

Chúng tôi không có giấy phép này, nên không tự đi đo và không ký bản vẽ đo đạc. Cách làm đúng, và là cách chúng tôi làm: phần đo đạc do đơn vị có Giấy phép hoạt động đo đạc và bản đồ thực hiện và ký tên chịu trách nhiệm trên sản phẩm; chúng tôi làm phần điều phối hồ sơ và thủ tục hành chính.

Một lời khuyên thực dụng: nếu có đơn vị nào nhận “đo đạc, cắm mốc, làm bản vẽ” cho bạn, hãy hỏi họ số Giấy phép hoạt động đo đạc và bản đồ. Bản vẽ do đơn vị không có giấy phép lập là thứ bạn trả tiền rồi mà hồ sơ không dùng được.

Xin trích lục: hồ sơ, nơi nộp, và những lý do bị từ chối

Việc này thì đơn giản, và là phần chúng tôi làm trọn cho bạn.

Hồ sơ: phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai theo mẫu, tích vào nội dung “trích lục bản đồ”; bản sao giấy chứng nhận hoặc giấy tờ liên quan đến thửa đất; giấy tờ cá nhân của người yêu cầu; và giấy ủy quyền nếu nhờ người khác làm.

Nơi nộp: Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai, hoặc bộ phận một cửa Ủy ban nhân dân cấp xã.

Ba lý do phiếu yêu cầu bị từ chối — đáng biết vì cả ba đều tránh được:

• Nội dung phiếu không rõ ràng, cụ thể — ghi chung chung “xin thông tin thửa đất” mà không nêu rõ cần gì.
• Thiếu chữ ký, tên và địa chỉ cụ thể của người yêu cầu.
• Mục đích sử dụng dữ liệu không phù hợp với quy định pháp luật. Đây là lý do khiến một số yêu cầu tra cứu đất của người khác bị từ chối — dữ liệu đất đai không phải thông tin ai cũng xin được về bất kỳ thửa nào.

Một điểm có lợi cho bạn, theo khoản 3 Điều 62 Nghị định 101/2024/NĐ-CP: thông tin đã được công bố thì không phải trả phí. Phần phí khai thác, sử dụng tài liệu đất đai thuộc danh mục phí do Hội đồng nhân dân thành phố quy định — chúng tôi tra mức đang áp dụng rồi báo bạn con số thật, không báo ước.

Buổi đo ngoài thực địa: chữ ký giáp ranh là thứ không ai ký thay được

Khi có đo đạc ngoài thực địa, bạn và chủ các thửa đất liền kề cần có mặt để xác nhận mốc và ký giáp ranh. Đây là bước chúng tôi không làm thay được, và cũng là bước làm tắc nhiều hồ sơ nhất về sau.

Lý do: thiếu chữ ký giáp ranh của một thửa bên cạnh thì hồ sơ phía sau — cấp giấy chứng nhận lần đầu, tách thửa, giải quyết ranh — đều vướng. Và chữ ký đó phụ thuộc vào quan hệ láng giềng chứ không phụ thuộc vào giấy tờ.

Việc chúng tôi làm được, và nên làm trước: hẹn lịch đo vào thời điểm các chủ thửa liền kề có thể có mặt, thông báo trước cho họ, và chuẩn bị sẵn bản so sánh giữa hiện trạng sử dụng với số liệu trên giấy tờ. Nếu đã biết trước có một ranh đang không thống nhất, chúng tôi nói với bạn trước buổi đo chứ không để phát hiện giữa ruộng.

Trường hợp tranh chấp ranh đất thật — hai bên không thống nhất được đường ranh — thì đó không còn là việc đo đạc mà là tranh chấp đất đai. Hướng xử lý là hòa giải tại Ủy ban nhân dân cấp xã, và nếu không xong thì đến tòa án. Phần ý kiến pháp lý và tố tụng đó do luật sư thực hiện và ký tên chịu trách nhiệm.

Dịch vụ này làm cùng đối tác — ai làm phần nào

Trang này mang vai trò Cùng đối tác:

Phần chúng tôi làm: xác định bạn cần giấy gì; soạn và nộp phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai để xin trích lục; làm thủ tục đề nghị trích đo qua cơ quan quản lý đất đai và theo hồ sơ đến khi có kết quả; hẹn lịch đo và thông báo các chủ thửa liền kề; nhận bản trích lục hoặc trích đo và bàn giao kèm hướng dẫn dùng cho thủ tục nào.

Phần của đơn vị có giấy phép: việc đo đạc, xác định mốc và lập bản đo — do đơn vị có Giấy phép hoạt động đo đạc và bản đồ thực hiện và ký tên chịu trách nhiệm trên sản phẩm.

Chúng tôi hiện chưa công bố tên đơn vị đo đạc liên kết trên trang này vì chưa có thỏa thuận được công bố. Trước khi chuyển hồ sơ của bạn, chúng tôi nêu tên đơn vị sẽ thực hiện và số Giấy phép hoạt động đo đạc và bản đồ của họ để bạn tự kiểm tra; bạn đồng ý thì chúng tôi mới chuyển. Chúng tôi không ghi lên trang một cái tên chưa có.

Chúng tôi làm gì cho bạn

Buổi đầu, chúng tôi nghe bạn kể việc cần làm và nói rõ bạn thật sự cần giấy gì — vì rất nhiều trường hợp người ta định bỏ tiền thuê đo đạc trong khi thứ họ cần chỉ là một bản trích lục xin tại Văn phòng đăng ký đất đai. Bước này miễn phí, và nếu câu trả lời là việc nhỏ hơn, chúng tôi nói đúng như vậy.

Giấy tờ gốc nhận của bạn đều có phiếu tiếp nhận ghi rõ từng loại, có chữ ký hai bên. Chi phí được tách bạch: phí nộp nhà nước và chi phí trích đo theo quy định là khoản bạn nộp, có biên lai; phí dịch vụ của chúng tôi tính theo công việc thực hiện và báo bằng văn bản trước khi làm.

Một điều chúng tôi không làm: không nhận phần việc mình không có giấy phép, và không cam kết kết quả hồ sơ. Nếu thửa đất của bạn đang vướng ranh với láng giềng, chúng tôi nói trước rằng việc đo đạc sẽ không giải quyết được chuyện đó.

Thường thì bản trích lục hoặc trích đo chỉ là một mắt trong việc lớn hơn. Nếu bạn đang làm giấy chứng nhận lần đầu, tách thửa, hoặc cần biết thửa đất có dính quy hoạch không thì xem tra cứu quy hoạch — chúng tôi làm gộp để bạn không phải đi lại từng cửa.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai theo mẫu, tích vào nội dung cần cung cấp là trích lục bản đồ
• Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ liên quan đến thửa đất
• Căn cước công dân của người yêu cầu
• Giấy ủy quyền và giấy tờ của người được ủy quyền, nếu nhờ người khác làm
• Đơn đề nghị trích đo và hồ sơ liên quan, với trường hợp nơi chưa có bản đồ địa chính
• Thông tin liên hệ của chủ các thửa đất liền kề, để hẹn lịch đo và ký giáp ranh

Trình tự thực hiện

1. Xác định bạn cần giấy gì: trích lục bản đồ địa chính, bản trích đo thửa đất, hay chỉ cần xác định ranh ngoài thực địa
2. Nộp phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai để xin trích lục bản đồ địa chính
3. Nơi chưa có bản đồ địa chính: làm thủ tục để cơ quan quản lý đất đai đề nghị Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai trích đo, thực hiện trong không quá 05 ngày làm việc
4. Bạn quyết định chi phí trích đo — người sử dụng đất trả theo quy định, chúng tôi báo con số thật trước
5. Việc đo đạc do đơn vị có Giấy phép hoạt động đo đạc và bản đồ thực hiện và ký tên chịu trách nhiệm trên sản phẩm
6. Bạn và chủ các thửa đất liền kề có mặt tại buổi đo để xác nhận mốc và ký giáp ranh
7. Nhận bản trích lục hoặc bản trích đo, bàn giao kèm hướng dẫn dùng cho thủ tục nào

Những trường hợp hồ sơ bị trả lại

Biết trước mấy điều này thì bạn đỡ mất một vòng đi lại:

Căn cứ pháp lý

Pháp luật thay đổi thường xuyên. Nội dung trang này cập nhật tới 25/10/2026. Trước khi làm thủ tục, bạn nên liên hệ để chúng tôi kiểm tra lại quy định hiện hành.

Câu hỏi thường gặp