Dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự
Dịch thuật công chứng, chứng thực bản sao và hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ dùng ở nước ngoài.
Trọn gói
Chúng tôi nhận ủy quyền và thực hiện toàn bộ: chuẩn bị hồ sơ, nộp, theo dõi tiến độ, nhận kết quả và bàn giao cho bạn.
Nhóm thủ tục này vừa trải qua hai thay đổi lớn trong vòng mười bốn tháng, và cả hai đều chưa được phản ánh trên phần lớn bài hướng dẫn đang lưu hành. Nếu bạn đang chuẩn bị giấy tờ để đi du học, định cư, kết hôn với người nước ngoài, xin visa lao động hay đầu tư, hãy đọc hết trang này trước khi mang hồ sơ đi đâu.
Thay đổi thứ nhất: Việt Nam đã vào Công ước Apostille
Từ 11/9/2026, Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài có hiệu lực với Việt Nam. Văn bản thi hành trong nước là Nghị định 293/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026, cùng ngày hiệu lực.
Ý nghĩa thực tế rất lớn. Trước đây, một tấm bằng đại học Việt Nam muốn dùng ở nước ngoài phải qua hai cửa: chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam, rồi hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện của nước sẽ sử dụng. Nay nếu nước đó là thành viên Công ước, giấy tờ chỉ cần một chứng nhận Apostille do Bộ Ngoại giao Việt Nam cấp là dùng được thẳng.
Nhưng đây là chỗ phải nói cho chính xác, vì nói quá là làm hỏng hồ sơ của khách:
- Apostille không thay thế hoàn toàn hợp pháp hóa lãnh sự. Giấy tờ đi nước không phải thành viên Công ước, hoặc giấy tờ nằm ngoài phạm vi Công ước, vẫn phải làm hợp pháp hóa lãnh sự theo đường cũ.
- Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự trước 11/9/2026 vẫn giữ nguyên giá trị, không phải làm lại dưới dạng Apostille.
- Giấy tờ công của nước ngoài không xin Apostille tại Việt Nam được. Phải xin ở cơ quan có thẩm quyền của chính nước đã cấp giấy tờ đó — ví dụ giấy tờ Hoa Kỳ thì xin tại Secretary of State của tiểu bang đã cấp.
- Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài không cấp Apostille. Chỉ cơ quan trong nước cấp.
Năm nhóm giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi cấp Apostille theo Điều 10 Nghị định 293/2026/NĐ-CP: giấy tờ của tòa án, viện kiểm sát, cơ quan điều tra, cơ quan thi hành án; giấy tờ hành chính — hộ tịch, quốc tịch, nuôi con nuôi, phiếu lý lịch tư pháp, văn bằng, học bạ, giấy tờ y tế; văn bản công chứng; văn bản chứng thực — bản sao, chữ ký, chữ ký người dịch; và các giấy tờ công khác do cơ quan Việt Nam cấp.
Ngoài phạm vi: giấy tờ do cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự Việt Nam cấp; giấy tờ thương mại và hải quan, trừ loại trước đây vẫn phải hợp pháp hóa; và giấy tờ không do cơ quan cấp mà cũng không được công chứng, chứng thực.
Apostille chỉ xác nhận nguồn gốc của giấy tờ — chữ ký, chức danh, thẩm quyền người ký và con dấu. Nó không xác nhận nội dung và không xác nhận hình thức.
Cách nộp: tại Bộ phận Một cửa, qua bưu chính, hoặc trực tuyến hoàn toàn qua Cổng dịch vụ công quốc gia và ứng dụng VNeID — đây là điểm mới đáng kể cho người ở xa Hà Nội và TP.HCM. Tờ khai theo mẫu APO/TK. Một điều hiếm gặp: theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP, người đi nộp hộ giấy tờ của người khác không cần giấy ủy quyền, nhưng phải chịu trách nhiệm về việc nộp và sử dụng hợp pháp giấy tờ đó cùng nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Hiểu nhầm phổ biến: “dịch thuật công chứng” — cái tên đã không còn đúng
Đây là thay đổi thứ hai, và là điều mà hầu hết khách hàng chưa biết dù nó đã có hiệu lực hơn một năm.
Luật Công chứng 2024 (số 46/2024/QH15), hiệu lực 01/7/2025, đã bỏ chế định “công chứng bản dịch” ra khỏi phạm vi công chứng. Luật Công chứng 2014 trước đó dành hẳn Điều 61 cho việc này; luật mới không còn. Thay vào đó, Điều 18 ghi việc chứng thực chữ ký người dịch là một quyền của công chứng viên, thực hiện theo pháp luật về chứng thực.
Hệ quả phải nói thẳng với bạn: cơ quan chỉ xác nhận rằng người dịch đã ký vào bản dịch. Cơ quan không xác nhận bản dịch đúng hay sai. Trách nhiệm về độ chính xác của nội dung thuộc về người dịch, chứ không thuộc về con dấu trên tờ giấy.
Điều đó đổi cách bạn nên chọn nơi làm dịch vụ. Cái đáng tiền không phải con dấu — con dấu ai cũng xin được. Cái đáng tiền là bản dịch đúng, đặc biệt với tên riêng, địa danh sau sáp nhập, số hiệu văn bằng và thuật ngữ chuyên ngành. Một bản dịch sai tên xã sau sáp nhập là hồ sơ bị trả từ cơ quan tiếp nhận ở nước ngoài, lúc đó bạn đã ở cách Việt Nam nửa vòng trái đất.
Cụm “dịch thuật công chứng” mà cả thị trường vẫn dùng — kể cả chúng tôi, trong tên trang này — nay là tên gọi theo thói quen, không phải tên thủ tục. Thủ tục đúng tên là chứng thực chữ ký người dịch.
Về chuyển tiếp: bản dịch đã được công chứng trước 01/7/2025 vẫn tiếp tục có giá trị sử dụng theo khoản 11 Điều 76 Luật Công chứng 2024. Bạn không phải làm lại.
Ai được dịch, và ai đóng dấu
Người dịch phải là cộng tác viên dịch thuật đã được Sở Tư pháp phê duyệt, hoặc là người có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên — hoặc bằng đại học trở lên đối với ngôn ngữ cần dịch. Với ngôn ngữ không phổ biến, yêu cầu là thông thạo ngôn ngữ đó. Cộng tác viên của Ủy ban nhân dân cấp xã phải đăng ký chữ ký mẫu tại đó, và danh sách cộng tác viên được niêm yết công khai.
Thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch đã chuyển xuống cấp xã: trước đây thuộc Phòng Tư pháp cấp huyện, nay Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện, theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/11/2025) sửa Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Tổ chức hành nghề công chứng cũng làm được việc này.
Nghị định 280/2025/NĐ-CP còn hai quy định rất có lợi cho bạn: giấy tờ đã tích hợp trên VNeID thì người thực hiện chứng thực không được yêu cầu nộp hoặc xuất trình bản chính, bản sao; và khi pháp luật quy định giấy tờ được cấp dưới dạng điện tử thì cơ quan phải tiếp nhận bản điện tử, không được đòi bản giấy có chứng thực.
Ba khái niệm đừng gọi lẫn nhau
- Chứng nhận lãnh sự — giấy tờ Việt Nam đem dùng ở nước ngoài.
- Hợp pháp hóa lãnh sự — giấy tờ nước ngoài đem dùng tại Việt Nam.
- Apostille — thay cho cả hai, nhưng chỉ giữa các nước cùng là thành viên Công ước và có quan hệ áp dụng Công ước với nhau.
Gọi lẫn ba khái niệm này là lý do phổ biến nhất khiến người ta nộp sai cửa. Nền pháp lý cho hai khái niệm đầu vẫn là Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Thông tư 01/2012/TT-BNG, áp dụng cho phần nằm ngoài Công ước Apostille.
Về phí nhà nước: mức thu chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo Thông tư 157/2016/TT-BTC là 30.000 đồng mỗi bản. Riêng Apostille, tại thời điểm chúng tôi viết trang này chưa có thông tư phí riêng, Bộ Ngoại giao đang thu theo biểu phí hiện hành — bạn nên xác nhận lại mức thu tại nơi nộp. Phí dịch thuật và phí chứng thực chữ ký người dịch là các khoản riêng.
Chúng tôi làm gì cho bạn
Việc quan trọng nhất không phải khâu đi nộp, mà là xác định đúng đường đi ngay từ đầu: giấy tờ của bạn đi nước nào, nước đó có trong Công ước Apostille không, cơ quan tiếp nhận ở đó yêu cầu hình thức nào, và bản dịch cần sang ngôn ngữ nào. Trả lời sai câu này là cả bộ hồ sơ đi sai hướng, mất cả tiền lẫn thời gian.
Sau đó chúng tôi điều phối người dịch là cộng tác viên đã được phê duyệt, mang đi chứng thực chữ ký người dịch, nộp hồ sơ xin Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, theo dõi và nhận kết quả. Khi nhận giấy tờ gốc của bạn — bằng cấp, giấy khai sinh, giấy tờ hộ tịch — chúng tôi lập phiếu tiếp nhận ghi từng loại, có chữ ký hai bên. Những giấy tờ này mất là không làm lại được, nên chúng tôi không nhận bằng lời nói.
Điều chúng tôi không làm: không dịch sai lệch nội dung theo yêu cầu của khách, dù là “dịch mềm” một dòng trong học bạ hay đổi một từ trong giấy xác nhận. Con dấu chứng thực không làm cho một bản dịch sai trở thành đúng — nó chỉ làm cho người ký bản dịch phải chịu trách nhiệm. Và chúng tôi không cam kết cơ quan nước ngoài sẽ chấp nhận hồ sơ; việc đó thuộc thẩm quyền của họ. Chúng tôi chịu trách nhiệm về phần làm đúng thủ tục Việt Nam.
Hồ sơ cần chuẩn bị
- Bản chính giấy tờ cần dịch và chứng nhận
- Bản dịch do người dịch là cộng tác viên đã được Sở Tư pháp phê duyệt thực hiện và ký
- Căn cước công dân, thẻ căn cước hoặc hộ chiếu của người yêu cầu
- Tờ khai đề nghị cấp Chứng nhận Apostille theo mẫu APO/TK, hoặc tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự
- Thông tin về nước sẽ sử dụng giấy tờ và cơ quan tiếp nhận tại nước đó
- Bản sao giấy tờ để lưu theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận
Trình tự thực hiện
- Xác định chiều của giấy tờ: giấy tờ Việt Nam dùng ở nước ngoài, hay giấy tờ nước ngoài dùng tại Việt Nam
- Tra nước sẽ sử dụng có phải thành viên Công ước Apostille và có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam hay không
- Tiếp nhận bản chính giấy tờ, lập phiếu tiếp nhận ghi từng loại có chữ ký hai bên
- Dịch và chứng thực chữ ký người dịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng
- Nộp hồ sơ xin cấp Chứng nhận Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, theo dõi tiến độ
- Nhận kết quả và bàn giao kèm bản chính, bản dịch và biên lai phí, có biên bản bàn giao
Những trường hợp hồ sơ bị trả lại
Biết trước mấy điều này thì bạn đỡ mất một vòng đi lại:
- Nhầm chiều giấy tờ: xin hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ Việt Nam trong khi phải xin chứng nhận lãnh sự hoặc Apostille
- Mang giấy tờ công của nước ngoài đến Việt Nam xin Apostille — loại này phải xin tại cơ quan có thẩm quyền của nước đã cấp
- Nước sẽ sử dụng giấy tờ không phải thành viên Công ước Apostille nên vẫn phải làm hợp pháp hóa lãnh sự
- Giấy tờ thuộc nhóm ngoài phạm vi Công ước: giấy tờ do cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự Việt Nam cấp; giấy tờ thương mại, hải quan; giấy tờ không do cơ quan cấp và cũng không được công chứng, chứng thực
- Bản dịch do người không đủ điều kiện thực hiện, hoặc người dịch chưa đăng ký chữ ký mẫu
- Bản dịch sai tên riêng, sai địa danh sau sáp nhập đơn vị hành chính, sai số hiệu văn bằng
- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, hoặc không rõ con dấu và chữ ký nên không xác định được nguồn gốc
- Nộp bản sao trong khi cơ quan yêu cầu bản chính để đối chiếu
Căn cứ pháp lý
- Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài, có hiệu lực với Việt Nam từ 11/9/2026
- Nghị định 293/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026, hiệu lực 11/9/2026 — thẩm quyền, trình tự, thủ tục cấp Chứng nhận Apostille; Điều 10 quy định năm nhóm giấy tờ công thuộc phạm vi
- Thông tư 11/2026/TT-BNG — mẫu tờ khai APO/TK đề nghị cấp Chứng nhận Apostille
- Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và Thông tư 01/2012/TT-BNG hướng dẫn — áp dụng cho trường hợp ngoài phạm vi Công ước Apostille
- Luật Công chứng 2024 (số 46/2024/QH15), hiệu lực 01/7/2025 — bỏ công chứng bản dịch; Điều 18 quy định công chứng viên có quyền chứng thực chữ ký người dịch; khoản 11 Điều 76 về chuyển tiếp
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
- Nghị định 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025, hiệu lực 01/11/2025 — Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực chữ ký người dịch và kiểm tra tiêu chuẩn cộng tác viên dịch thuật
- Nghị định 120/2025/NĐ-CP, hiệu lực 01/7/2025 — chứng thực chữ ký người dịch thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân cấp xã
- Thông tư 157/2016/TT-BTC về mức thu phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự
Pháp luật thay đổi thường xuyên. Nội dung trang này cập nhật tới 24/10/2026. Trước khi làm thủ tục, bạn nên liên hệ để chúng tôi kiểm tra lại quy định hiện hành.
Câu hỏi thường gặp
Apostille là gì và từ khi nào áp dụng ở Việt Nam?
Apostille có thay thế hoàn toàn hợp pháp hóa lãnh sự không?
Giấy tờ đã hợp pháp hóa trước 11/9/2026 có phải làm lại không?
Còn gọi là dịch thuật công chứng có đúng không?
Chứng thực chữ ký người dịch nghĩa là gì?
Chứng thực chữ ký người dịch ở đâu?
Giấy tờ nước ngoài của tôi xin Apostille ở Việt Nam được không?
Nộp hồ sơ Apostille ở đâu?
Gửi yêu cầu tư vấn
Mô tả việc bạn cần và chụp giấy tờ đang có. Chúng tôi xem rồi trả lời thẳng: làm được hay không, mất bao lâu, hết bao nhiêu. Bước này miễn phí.