Chữ ký số, hóa đơn điện tử và khắc dấu

Ba thứ này thường được gộp vào một lần làm, vì doanh nghiệp mới thành lập cần cả ba gần như cùng lúc: chữ ký số để ký tờ khai thuế và hóa đơn, hóa đơn điện tử để xuất cho khách, và con dấu để dùng trên hợp đồng, giấy tờ nội bộ. Hộ kinh doanh có doanh thu trên 01 tỷ đồng một năm nay cũng thuộc diện bắt buộc dùng hóa đơn điện tử, nên nhóm dịch vụ này không còn chỉ dành cho công ty.

Nói trước về vai trò của chúng tôi, vì đây là chỗ nhiều đơn vị dịch vụ nói không rõ: chúng tôi là đại lý phân phối sản phẩm của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng và các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Chứng thư chữ ký số do tổ chức được cấp phép phát hành, không phải do chúng tôi. Phần việc của chúng tôi là chọn gói đúng nhu cầu, làm hồ sơ, đăng ký với cơ quan thuế và bàn giao để bạn dùng được.

Khắc dấu: không phải xin phép, không phải đăng ký mẫu dấu

Đây là đính chính cần làm trước tiên, vì hiểu nhầm này vẫn còn rất phổ biến — kể cả ở những người đã mở công ty vài năm.

Doanh nghiệp không phải xin phép cơ quan công an để khắc dấu, và không phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Thủ tục thông báo mẫu dấu đã được bãi bỏ từ 01/01/2021.

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu của doanh nghiệp có thể là dấu khắc hoặc chữ ký số, và doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của mình cũng như của chi nhánh, văn phòng đại diện. Không có mẫu dấu bắt buộc, không có cơ quan nào phê duyệt mẫu.

Đi kèm quyền tự quyết đó là một việc nên làm mà ít doanh nghiệp làm: ghi quy định về quản lý và sử dụng con dấu vào Điều lệ hoặc một quy chế nội bộ — ai giữ dấu, dùng dấu vào loại văn bản nào, sổ theo dõi. Vì không còn cơ quan nào lưu mẫu dấu, nên khi có tranh chấp về một văn bản đóng dấu, thứ chứng minh được là quy chế nội bộ và sổ sách của chính công ty.

Riêng một số nghề đặc thù như công chứng, luật sư, chứng khoán, bảo hiểm có thể vẫn phải đăng ký mẫu dấu theo luật chuyên ngành. Nếu bạn ở nhóm này, chúng tôi kiểm tra quy định riêng của ngành trước khi khắc.

Chữ ký số: chứng thư ghi chức danh nào thì ký trong thẩm quyền đó

Khung pháp lý hiện hành là Luật Giao dịch điện tử 2023 (số 20/2023/QH15) — Điều 23 quy định giá trị pháp lý của chữ ký điện tử — và Nghị định 23/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 10/4/2025, thay cho Nghị định 130/2018/NĐ-CP đã hết hiệu lực.

Hai điểm trong Nghị định 23/2025 mà người dùng cần biết, vì nó ảnh hưởng đến cách dùng hằng ngày:

• Chứng thư chữ ký số cấp cho người có thẩm quyền của một tổ chức phải ghi rõ chức danh và tên tổ chức của người đó.
• Chữ ký số đó chỉ được dùng để thực hiện giao dịch thuộc đúng thẩm quyền của tổ chức và của chức danh được cấp chứng thư.

Nói cách khác: chữ ký số không phải một chiếc chìa khóa dùng cho mọi việc. Chứng thư ghi “Giám đốc Công ty X” thì dùng để ký những gì thuộc thẩm quyền của giám đốc công ty X. Đưa thiết bị chữ ký số cho kế toán giữ và ký mọi thứ là cách làm rất phổ biến nhưng không đúng — và khi có vấn đề thì người chịu trách nhiệm là người đứng tên trên chứng thư.

Thực tế nên làm: doanh nghiệp có nhiều người cần ký thì cấp nhiều chứng thư theo từng chức danh, thay vì một chứng thư dùng chung. Chi phí thêm không nhiều so với rủi ro.

Khi đăng ký, có một bước bạn phải tự làm: nhà cung cấp dịch vụ chứng thực phải xác thực đúng người đại diện theo pháp luật, nên người đại diện ký hợp đồng và xác thực định danh. Chúng tôi không ký thay bước này.

Hóa đơn điện tử: khung pháp lý đã đổi từ 01/7/2026

Đây là phần cần cập nhật nhất, vì mọi bài hướng dẫn viết trước giữa năm 2026 đều đang dẫn văn bản đã hết hiệu lực.

Từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP (ban hành 30/6/2026) thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và bãi bỏ Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Văn bản hướng dẫn là Thông tư 91/2026/TT-BTC (ban hành 30/6/2026), thay Thông tư 32/2025/TT-BTC. Cả hai hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 2025 (số 108/2025/QH15).

Nếu bạn gặp một bài viết nói về hóa đơn điện tử mà căn cứ duy nhất là “Nghị định 123/2020” hoặc “Nghị định 70/2025”, bài đó đã cũ — không phải sai ở từng con số, mà là dẫn văn bản không còn hiệu lực.

Mấy điểm trong khung mới có ích ngay với doanh nghiệp nhỏ:

• Thời điểm lập hóa đơn khi không có phần mềm tự động. Khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026 cho phép người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động thì thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Quy định này giải quyết đúng tình huống của nhiều cửa hàng bán lẻ buổi tối.
• Thời hạn giải trình khi đăng ký. Khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, nếu cơ quan thuế yêu cầu giải trình hoặc bổ sung thông tin thì người nộp thuế có 03 ngày làm việc. Quá hạn là phải đăng ký lại từ đầu, nên đây là mốc chúng tôi theo rất sát.
• Các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử được bổ sung tại Điều 7 Nghị định 254/2026, trong đó có một số nghiệp vụ của hộ và cá nhân kinh doanh.
• Thông tư 91/2026 quy định cả tiêu chí xác định người nộp thuế có rủi ro cao và các trường hợp bị ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp bị đưa vào nhóm rủi ro cao sẽ phải dùng hóa đơn có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh — đây là tình huống làm gián đoạn việc bán hàng, nên nên biết trước để tránh.

Hộ kinh doanh: khi nào bắt buộc

Hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng thuộc diện bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Thời hạn đăng ký là 30 ngày kể từ ngày cuối của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế vượt mốc. Dưới ngưỡng thì dùng tự nguyện.

Lưu ý con số: ngưỡng là 01 tỷ đồng một năm, không phải 500 triệu — Nghị định 141/2026/NĐ-CP đã nâng ngưỡng từ 01/01/2026. Rất nhiều bài viết vẫn ghi mức cũ.

Chọn gói thế nào để không trả tiền cho thứ không dùng

Đây là chỗ chúng tôi làm khác với cách bán hàng thông thường, và cũng là chỗ bạn nên hỏi kỹ bất kỳ đơn vị nào:

Chữ ký số tính theo thời hạn của chứng thư và theo số thiết bị. Gói dài hạn rẻ hơn tính theo năm, nhưng nếu công ty bạn còn chưa chắc về người đại diện trong vài năm tới thì chứng thư dài hạn không lợi — đổi người đại diện là phải cấp lại chứng thư.

Hóa đơn điện tử tính theo số hóa đơn phát hành. Doanh nghiệp xuất vài chục hóa đơn một năm thì mua gói mấy nghìn hóa đơn là trả tiền cho thứ sẽ hết hạn trước khi dùng tới. Chúng tôi hỏi số hóa đơn thực tế của năm trước, hoặc số khách hàng dự kiến, rồi chọn gói nhỏ nhất đủ dùng.

Máy tính tiền kết nối cơ quan thuế chỉ cần cho các trường hợp thuộc diện bắt buộc dùng hóa đơn từ máy tính tiền. Một hộ kinh doanh dịch vụ, ít giao dịch tiền mặt tại quầy thì có thể dùng hóa đơn điện tử có mã thông thường — không cần thiết bị.

Những trường hợp hồ sơ hay bị trả lại hoặc bị kéo dài

1. Thông tin trên hồ sơ đăng ký hóa đơn không khớp dữ liệu đăng ký doanh nghiệp. Thường do công ty vừa thay đổi tên, địa chỉ hoặc người đại diện mà chưa cập nhật xong ở cơ quan đăng ký kinh doanh.

2. Doanh nghiệp đang nợ thuế hoặc đang ở trạng thái không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

3. Người ký hồ sơ đăng ký không phải người đại diện theo pháp luật, hoặc chứng thư chữ ký số dùng để ký đã hết hạn, đã bị thu hồi, hoặc ghi chức danh không phù hợp.

4. Không giải trình trong 03 ngày làm việc khi cơ quan thuế có yêu cầu.

5. Doanh nghiệp bị xếp vào nhóm rủi ro cao về hóa đơn nên phải chuyển sang hình thức hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh.

6. Đổi người đại diện theo pháp luật mà chưa cấp lại chứng thư chữ ký số — tờ khai và hóa đơn ký bằng chứng thư của người cũ không được chấp nhận.

Chúng tôi làm gì cho bạn

Chúng tôi hỏi trước ba câu: công ty bạn phát hành khoảng bao nhiêu hóa đơn một năm, có bao nhiêu người cần ký số, và có thuộc diện phải dùng hóa đơn từ máy tính tiền không. Trả lời xong ba câu đó là chọn được gói, và thường là gói nhỏ hơn mức bạn tưởng mình cần.

Sau đó chúng tôi làm hồ sơ với nhà cung cấp, khắc dấu theo mẫu bạn chọn, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và theo dõi đến khi có thông báo chấp nhận. Khi bàn giao, chúng tôi lập biên bản ghi rõ đã giao thiết bị chữ ký số, con dấu, tài khoản phần mềm hóa đơn, rồi hướng dẫn bạn lập hóa đơn đầu tiên và cách lưu trữ dữ liệu hóa đơn — phần cuối này nhiều nơi bỏ qua, và nó là nguyên nhân của phần lớn cuộc gọi cầu cứu trong tháng đầu.

Việc chúng tôi nói rõ là không làm: không phát hành chứng thư chữ ký số (đó là việc của tổ chức được cấp phép), không giữ thiết bị chữ ký số của khách sau khi bàn giao, và không ký thay bạn trên bất kỳ tờ khai hay hóa đơn nào. Phí dịch vụ tính theo công việc, giá sản phẩm của nhà cung cấp tính riêng và có hóa đơn của chính nhà cung cấp đó.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
• Bản sao căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật hoặc chủ hộ kinh doanh
• Hợp đồng cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, do người đại diện theo pháp luật ký
• Mẫu con dấu do doanh nghiệp tự quyết định về loại, số lượng, hình thức và nội dung
• Tờ khai đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử
• Thông tin tài khoản ngân hàng và địa chỉ thư điện tử để nhận thông báo của cơ quan thuế
• Chữ ký số đang hoạt động, để ký tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trình tự thực hiện

1. Chọn gói theo nhu cầu thật: chữ ký số theo thời hạn và số thiết bị, hóa đơn điện tử theo số hóa đơn phát hành một năm
2. Người đại diện theo pháp luật ký hợp đồng và xác thực định danh với nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
3. Khắc dấu theo mẫu doanh nghiệp tự quyết định — không phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh
4. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua hệ thống thuế điện tử và chờ thông báo chấp nhận
5. Bàn giao thiết bị chữ ký số, con dấu, tài khoản phần mềm hóa đơn kèm biên bản; hướng dẫn lập hóa đơn đầu tiên và cách lưu trữ dữ liệu

Những trường hợp hồ sơ bị trả lại

Biết trước mấy điều này thì bạn đỡ mất một vòng đi lại:

Căn cứ pháp lý

Pháp luật thay đổi thường xuyên. Nội dung trang này cập nhật tới 24/10/2026. Trước khi làm thủ tục, bạn nên liên hệ để chúng tôi kiểm tra lại quy định hiện hành.

Câu hỏi thường gặp